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매년 1.1~12.31 기준으로 연차휴가를 관리하는 사업장의 근로기준법상 연차휴가 사용촉진조치 1차 서면통보시기는 7.1~7.10입니다.

방법은 이메일이 아닌 개인별 서면통보 방식입니다. 다만, 회사가 전자결재체계를 완비하여 전자문서로 모든 업무의 기안, 결제, 시행과정이 이루어져 근로자 개인별로 명확하게 촉구 또는 통보되는 경우 서면에 의한 통보로 인정된다고 고용노동부는 해석하고 있습니다. 

자세한 내용은 아래 사례를 참조하시기 바랍니다.

1. 사례 1. 질 의 
    
    1. 사실개요
    근로기준법 제61조는 연차유급휴가의 사용촉진 조치와 관련해 “서면”으로 촉구 또는 통보하도록 규정하고 있는데 고용노동부해석은 회사가 전자결재시스템을 완비해 전자문서로 모든 업무의 기안, 결재, 시행과정을 관리하고 있는 경우에만 이메일이나 시스템에 의한 통지가 유효하다는 입장이다. 그러나 기업현장에서 직원들 모두에게 전통적인 의미에서의 서면을 교부하고 휴가사용을 촉진하도록 하는 것이 사실상 불가능하며, 시간이나 비용적인 측면에서 낭비적인 요소가 매우 크다고 할 것이다. 따라서 사내전산망에 의한 이메일 통보도 문서의 범주에 포함되어야 할 것이 시대의 추세이다.
   
    2. 질의내용
    가. 갑론 : 근로기준법 제61조의 서면에는 사내전산망에 의한 이메일은 포함되지 않는다는 견해
  이유 : 근로기준법 제61조의 서면에는 종이로 된 문서를 의미하고 전자문서는 회사가 전자결제체계를 완비해 전자문서로 모든 업무의 기안, 결재, 시행과정을 관리하는 경우에만 예외적으로 가능하다(참조 2012.2.7., 근로개선정책과-1128).
    나. 을론 : 근로기준법 제61조의 서면에 사내전산망에 의한 이메일도 포함될 수 있다는 견해
  이유 : 전자문서및전자거래기본법(이하 ‘전자거래기본법’)에서는 이메일 그 자체에 대한 정의 규정은 없으나, 같은 법 제2조제1호는 전자문서를 ‘정보처리시스템에 의해 전자적 형태로 작성, 송신·수신 또는 저장된 정보’로 정의하고 있다. 따라서 전자 우편은 전자 문서를 작성, 송수신, 저장하는 수단으로서, 전자 우편에 입력된 문자적 정보, 첨부 문서 등이 전자 문서에 해당한다고 볼 수 있을 것이다. 전자거래기본법 제4조제1항이 “전자문서는 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 전자적 형태로 되어 있다는 이유로 문서로서의 효력이 부인되지 아니한다”고 규정함으로써 전자문서도 문서임을 분명히 하고 있는데, 비록 기존 법령(근로기준법 제61조 포함)에서 정하고 있는 서면의 개념은 전자문서를 예상하고 제정된 것은 아니라고 할 것이나, 전자문서 특히 이메일의 경우를 보면 당사자 간에 서로 주고받고 언제든지 출력이 가능한 상태로 보관할 수 있다는 점을 고려한다면 전자거래기본법 제4조의 입법취지에 비춰 전자문서가 서면을 대체할 수 있다고 봐야 할 것이다. 대부분 회사의 경우 전산화에 따라 업무의 대부분이 컴퓨터 등 전산기록장치에 의해 저장·보존된 전산기록을 통해 이루어지고 있고, 연차유급휴가의 신청이나 승인 또한 모두 사내전산망에 등재하면 관리자가 이를 승인하고 휴가사용 현황 또한 사내전산망에서 정기적으로 본인에 통보하도록 하고 있는 현실이기 때문이다.
     다. 당소의 견해 : 을론이 타당하다고 사료됨.
   
  【회 시】
   
    1. 귀 연구소의 연차유급휴가 사용촉진 서면 촉구 관련 질의에 대한 회신입니다.
   
    2. 근로기준법 제61조제1호에서는 사용자가 근로자별로 미사용 휴가일수를 알려주어, 근로자가 미사용 휴가의 사용시기를 정해 사용자에게 통보하지 아니한 경우에는 사용자가 미사용 휴가의 사용시기를 정해 근로자에게 ‘서면’으로 통보토록 규정하고 있습니다.
  사용자로 하여금 ‘서면’으로 촉구 또는 통보하도록 규정한 것은 휴가사용촉진조치가 명확하게 이행되도록 해 근로자의 권리보호를 보다 충실하게 하고 불명확한 조치로 인한 당사자간 분쟁을 방지하려는 취지로 볼 수 있는 것입니다(근로기준과-3836, 2004.7.27.).
   
    3. 따라서 귀 질의의 경우와 같이 사내전상망의 이메일을 통해 통보하는 것은 개별 근로자가 메일을 미확인 하는 등의 이유로 근로자 개인별로 ‘서면’촉구 또는 통보하는 것에 비해 도달 여부의 확인 등이 불명확한 경우에는 인정되기 어렵다고 할 것입니다. 

 2. 사례2【질 의】
    ○ 전자서명법에 따른 공인전자서명 서버 시스템을 활용하여 근로기준법 제61조의 절차적 요건을 갈음할 수 있는지 여부
  
    【회 시】
    ○ 근로기준법 제61조는 사용자가 근로자별로 미사용 휴가일수를 알려주어, 근로자가 그 사용시기를 정하여 사용자에게 통보하도록 ‘서면’으로 촉구토록 하고, 촉구를 받은 근로자가 미사용휴가의 사용시기를 정하여 사용자에게 통보하지 아니한 경우에는 사용자가 미사용휴가의 사용시기를 정하여 근로자에게 ‘서면’으로 통보토록 규정함.
    - 휴가사용촉진 조치에도 불구하고 근로자가 휴가를 사용치 아니하여 휴가가 소멸되는 경우에는 사용자는 그 미사용휴가에 대한 보상을 할 의무가 없다고 규정하고 있음.
    ○ 귀 질의가 구체적이지 않아 명확한 회신은 어려우나, 기존의 ‘종이로 된 문서’ 외에 전자문서로서 연차유급휴가사용촉진이 가능하기 위해서는 회사가 전자결재체계를 완비하여 전자문서로 모든 업무의 기안, 결제, 시행과정이 이루어져 근로자 개인별로 명확하게 촉구 또는 통보되는 경우 인정됨.(2010.11.16, 근로기준과-1993 참조)